ระบบแลกบัตรผู้มาติดต่อ VMS (Visitor Management System)

     ในสภาพแวดล้อมที่ผู้คนต่างตระหนักถึงเรื่องความปลอดภัย การจัดการ และการเฝ้าระวังผู้มาติดต่ออย่างมีประสิทธิภาพได้กลายเป็นภาระอันหนักอึ้งขององค์กรแทบทุกองค์กร เจ้าหน้าที่รักษาความปลอดภัยในองค์กรส่วนใหญ่จะใช้ระบบการผ่านเข้าออกแบบบันทึกลงบนกระดาษที่ขาดความน่าเชื่อถือได้ ความถูกต้อง และไม่มีประสิทธิภาพ ซึ่งอาจจะดูเหมือนว่าเป็นวิธีที่ง่ายและรวดเร็ว แต่มีความปลอดภัยต่ำ และอาจจะมีการนำข้อมูลผู้ติดต่อไปใช้งานได้

           เพื่อรับมือกับปัญหาดังกล่าว จึงมีระบบแลกบัตรเข้า-ออกอาคารที่มีประสิทธิภาพใช้งานง่าย โดยระบบจะบันทึกภาพ บัตรประชาชน, บัตรพาสปอร์ต, บัตรใบขับขี่, บัตรพนักงาน เป็นต้น เพื่อเก็บไว้ตรวจสอบพร้อมทั้งยังสามารถตรวจสอบผู้มาใช้บริการภายในอาคารได้

 คุณสมบัติ

        -สามารถใช้บัตรร่วมกันทั้งได้ (VMS) Visitor management system, turnstile และ Access control system

     -บัตรผู้มาติดต่อจะต้องได้รับการลงทะเบียนที่ระบบ VMS ก่อน จึงจะสามารถใช้งานกับ Turnstile และ Access control ได้ และยกเลิกการเข้าออก เมื่อทาบบัตรออกผ่าน swing gate

        -หากมีการทารายการออก บัตรจะไม่สามารถเข้า Turnstile ได้ซ้าได้

        -รองรับการเชื่อมต่อระบบ car packing และ Food court

      -บัตรที่ถูก activate หลังจากผ่านระบบ VMS แล้ว สามารถเข้าและออก swing gate ได้ทั้ง 2 ฝั่ง และสามารถ deactivate อัตโนมัติได้ทั้ง 2 ฝั่ง

 

กระบวนการทำงานของระบบบริการผู้มาติดต่อ (Visitor Management System)

ขั้นตอนขาเข้า

         -เก็บข้อมูลผู้มาติดต่อ ด้วยการดึงข้อมูลจาก บัตรประชาชน หรือ พาสพอร์ต

         -กรอกข้อมูลผู้ที่ต้องการมาติดต่อ เช่น ชื่อ-นามสกุล, ชั้น, บริษัท

         -ถ่ายภาพบัตรประชาชนหรือพาสพอร์ต และหน้าผู้มาติดต่อ

         -ทาบบัตร Visitor ที่จะแจกให้

         -ระบบปริ้นใบขออนุญาตออกมาอัตโนมัติ

         -พนักงานยื่นบัตร Visitor พร้อมทั้งใบขออนุญาตให้ผู้มาติดต่อ

 ขั้นตอนขาออก

         -ทาบบัตร visitor ที่เครื่องอ่านบัตร

         -ระบบดึงภาพและข้อมูลข้อมูลขาเข้าของผู้มาติดต่อเพื่อตรวจบุคคล

         -ถ่ายภาพผู้มาติดต่ออีกครั้ง

 

Pre-Register and Self Check-in

                   VMS (Visitor Management System) ระบบบริหารจัดการผู้มาติดต่อ คือ ระบบลงทะเบียนการเข้า-ออกพื้นที่ สำหรับผู้มาติดต่อ เพื่อบริหารจัดการได้อย่างเป็นระบบฯ และมีความปลอดภัยของอาคาร

             ดังนั้น จึงได้พัฒนาการลงทะเบียนล่วงหน้าสำหรับผู้มาติดต่อ เพื่อความรวดเร็ว และทันสมัยต่อการให้บริการเข้า-ออกอาคาร

Pre-Register คือ การนัดหมายล่วงหน้า โดยสามารถให้พนักงานและผู้มาติดต่อทำการลงทะเบียนผ่าน "Web"

 

ระบบบริหารจัดการผู้มาติดต่อ

1. ขั้นตอนการลงทะเบียนล่วงหน้าผ่าน Web

          1.1 ลงทะเบียนล่วงหน้า ผ่าน Web โดยผู้มาติดต่อ

          1.2 ลงทะเบียนล่วงหน้า ผ่าน Web โดยพนักงาน

2.ขั้นตอนมาติดต่อที่ตู้ Kiosk

3.ขั้นตอนมาติดต่อที่เค้าเตอร์ประชาสัมพันธ์

 

VMS Employee Web Based Portal

 

 

 1.ขั้นตอนการลงทะเบียนล่วงหน้า ผ่าน Web

   1.1 ลงทะเบียนล่วงหน้า ผ่าน Web โดยผู้มาติดต่อ สามารถเข้าที่  www................com

        - สามารถเลือกภาษาการลงทะเบียนได้ 2 ภาษา

        - ผู้มาติดต่อต้องกรอกเบอร์โทรศัพย์มือถือพนักงานที่ต้องการมาพบ เพื่อตรวจสอบข้อมูล

 

Pre-Register

         - กดปุ่ม "ตรวจสอบ"

             - ข้อมูลถูกต้อง จะขึ้นชื่อพนักงานที่ต้องพบ

             - ข้อมูลไม่ถูกต้อง จะแจ้งว่าไม่พบข้อมูลพนักงาน

         - ผู้มาติดต่อกรอกข้อมูลรายละเอียดส่วนตัวที่กำหนด

         - กรณีผู้มาติดต่อ มีผู้ติดตามมากกว่า 1-8 คน

         - กดปุ่ม "ผู้มาติดตาม" เพื่อกรอกข้อมูลผู้ติดตามที่กำหนด

         - กดปุ่ม "กลับ"

         - กรณีมีผู้ติดตามมากว่า 8 คนขึ้นไป

             - กดปุ่มดาวน์โหลด เพื่อกรอกข้อมูลตามแบบฟอร์มที่กำหนด

             - กดปุ่มอัพโหลดไฟล์เข้าไปในระบบฯ

         - โหลดข้อมูลเรียบร้อยแล้วให้กดปุ่ม 'ส่ง' ระบบฯ จะส่งรหัส OTP มายังเบอร์โทรศัพท์ผู้ลงทะเบียนหลัก (ไม่ได้ส่งให้ผู้ติดตาม)

         - ระบบฯ จะสรุปรายละเอียดที่ต้องการเข้าพื้นที่ พร้อมส่งหมายเลข OTP เพื่อยืนยันในระบบฯ

             - กรณีไม่ได้รับ OTP ให้กด Re-Sent OTP เพื่อขอรับใหม่ได้

             - หมายเลข OTP หมดอายุภายใน 5 นาที

         - กรอก OTP และกดปุ่ม "ส่ง" ระบบฯ จะส่ง SMS & E-mail แจ้งให้ผู้ลงทะเบียน และผู้ติดตามว่า "ได้รับคำร้องแล้ว รอการยืนยันกลับอีกครั้ง"

         - พนักงานจะได้รับ SMS & E-mail แจ้งว่ามีผู้มาติดต่อ

             - กรณีอนุมัติ ระบบฯ จะส่ง QR Code ทาง SMS & E-mail ให้กับผู้มาติดต่อ และผู้มาติดตามแต่ละคน (ถ้ามี)

1.2 ลงทะเบียนล่วงหน้า ผ่าน Web โดยพนักงานดีแทค สามารถเข้าที่ www...................com

         - สำหรับพนักงานให้กดปุ่ม พนักงาน โดยระบบฯ จะตั้ง U/P ให้เบื้องต้น การเริ่มใช้งานครั้งแรก

         - พนักงานสามารถเปลี่ยน Password การใช้งานระบบฯ ได้

         - กรอกข้อมูลผู้ติดต่อตามขั้นตอนที่กำหนด และผู้มาติดต่อจะได้รับ QR Code ทันที เมื่อกรอกข้อมูลเรียบร้อย ช่องทาง SMS & E-mail ของผู้มาติดต่อ

 

Self Check-in (POS Kiosk)

2. ขั้นตอนมาติดต่อที่ตู้ Kiosk

         - ผู้มาติดต่อนำ QR Code มาที่อาคาร บริเวณ Self Check-in ที่ตู้ Kiosk

         - ผู้มาติดต่อสามารถยื่น QR Code ที่เครื่องอ่าน QR Code เมื่อระบบฯ ตรวจสอบ QR Code ถูกต้อง จะแจ้งให้ใสบัตรประชาชน หรือ Passport ที่เครื่องอ่านต่อไป

         - ระบบฯ ตรวจสอบข้อมูลบัตรประชาชน หรือ Passport ถูกต้อง ระบบฯ จะถ่ายรูปอัตโนมัติ หรือแก้ไขได้ 

         - เมื่อถ่ายรูปเรียบร้อยแล้ว ระบบฯ จะออกบัตรผู้มาติดต่ออัตโนมัติพร้อมกับส่ง SMS แจ้งให้พนักงานรับทราบ ว่าผู้มาติดต่อได้ Check-in แล้ว เพื่อเตรียมต้อนรับผู้มาติดต่อ

         - กรณีพบว่า QR Code หรือบัตรประชาชน และ Passport ไม่ถูกต้อง จะแนะนำให้ติดต่อที่เคาน์เตอร์ประชาสัมพันธ์

 

 

3. ขั้นตอนมาติดต่อที่เคาน์เตอร์ประชาสัมพันธ์

         - ผู้มาติดต่อต้องมีบัตรประชาชน หรือ Passport และข้อมูลให้ครบถ้วน เพื่อความรวดเร็วในการติดต่อ และยืนยันจากพนักงาน

         - พนักงานต้อนรับจะโทรศัพท์ยืนยันกับพนักงาน 2 ครั้ง ถ้าไม่รับจะขอสงวนลิทธ์ให้กับผู้มาติดต่อถัดไป เพื่อจะได้ไม่กระทบกับผู้มาติดต่อท่านต่อไป

         - ระบบบริหารจัดการผู้มาติดต่อ จะไม่เก็บบัตรประชาชน หรือ Passport ของผู้มาติดต่อไว้